Organizacja konferencji dla wielu firm stanowi niemałe wyzwanie- tym jest ono większe im bardziej prestiżowe ma to być wydarzenie i im więcej osób ma w nim wziąć udział. W przypadku takiego przedsięwzięcia niejako kluczowe jest miejsce, które zostanie wybrane pod organizację eventu. Rodzaj obiektu wpływa bowiem na komfort gości, mocno warunkuje ich odczucia odnośnie całej imprezy oraz niejako staje się wizytówką wydarzenia. Na jakie aspekty dobrej sali konferencyjnej warto zwrócić uwagę?
Sale konferencyjne – Warszawa ma naprawdę wiele do zaoferowania
Wiele firm poszukuje odpowiednich miejsc do organizacji eventów biznesowych, szkoleniowych czy integracyjnych. Dlatego też nietrudno będzie znaleźć interesujące sale konferencyjne w Warszawie – trzeba jednak zwrócić uwagę na kilka ważnych aspektów:
- Lokalizacja– jeśli konferencja jest organizowana w obiekcie poza miastem, koniecznie trzeba wziąć pod uwagę to, w jaki sposób goście będą mieli znaleźć się na miejscu. Ta lokalizacja ma spore znaczenie- wygodny dojazd do obiektu będzie dużym ułatwieniem i zachęci do uczestnictwa w evencie. Czasem jednak gorszą lokalizację obiektu rekompensuje jego standard, prestiż lub też oferta. W takim przypadku można przeanalizować, czy nie proponować uczestnikom noclegów lub też czy nie zorganizować zbiorczego transportu z centrum miasta na teren obiektu. Warto też wziąć pod uwagę to, że część uczestników za pewne będzie chciała dotrzeć na miejsce własnym samochodem. Warto więc sprawdzić, czy przy obiekcie znajduje się bezpłatny parking dla gości.
- Baza noclegowa- ma duże znaczenie także w przypadku, kiedy konferencja ma zasięg znacznie większy, na przykład ogólnopolski. W takim przypadku warto wziąć pod uwagę rozbudowane obiekty i kompleksy, które również są hotelami o określonym standardzie, a dodatkowo posiadają nowoczesne centrum konferencyjne. Warszawa również posiada szereg polecanych obiektów tego rodzaju. Konieczne jest oszacowanie, jak wiele miejsc noclegowych będzie potencjalnie potrzebnych, aby rozmiar obiektu był dopasowany do rozmiaru organizowanego wydarzenia.
- Jeśli niekoniecznie zależy nam na bazie noclegowej przy okazji organizacji eventu- za pewne będzie nas interesowało zapewnienie odpowiedniego wyżywienia. Bardzo często obiekty mające doświadczenie w obsłudze takich eventów posiadają pełną ofertę ich organizacji wraz z takimi opcjami wyżywienia jak śniadanie np. w formie bufetu, obsługa przerw kawowych, obiad w formie stołu szwedzkiego oraz deser dla uczestników. To nie tylko udostępniane sale szkoleniowe. Warszawa lub też jej okolice to świetne miejsce na poszukiwania takich obiektów, które posiadają duże doświadczenie przy różnego rodzaju konferencjach i będą w stanie być doradcą dla organizatora.
A co z atrakcjami dla uczestników takiej konferencji?
Ten aspekt również jest opcjonalny i będzie w znacznej mierze dotyczył eventów wyjazdowych, które są zaplanowane na kilka dni. To także dość ważne w przypadku imprez o charakterze integracyjnym. Pamiętajmy, że rozrywki, jakie oferuje obiekt dla uczestników mogą być bardzo zróżnicowane i nie warto zamykać się na żadną opcję. Niektóre obiekty udostępniają pub lub prywatną kręgielnię, mogą też dawać możliwość organizacji ogniska. Atrakcją może być dostępność terenów zielonych, toru dla quadów lub parku linowego. Bardzo wiele zależy też od planu wyjazdu oraz celu, jaki chce się osiągnąć- atrakcje mogą być ukierunkowane na relaks i odpoczynek po całym dniu zajęć szkoleniowych, ale mogą też mieć na celu integrację środowiska, co również jest bardzo ważne.
